Privacybeleid

Wie biedt Picturo aan?

Picturo wordt aangeboden door Picturo B.V., een besloten vennootschap met KvK-nummer 42057017 en vestigingsnummer 000065604547. Het vestigingsadres is Schootense Dreef 7, 5708 HZ Helmond.

Voor privacyvragen kunt u contact opnemen via support@picturo.nl.

Onze rol en de rol van uw organisatie

Uw werkgever of opdrachtgever bepaalt waarom projectgegevens, veldregistraties en gebruikersgegevens in Picturo worden verwerkt. Voor die gegevens is uw organisatie doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Picturo B.V. de gegevens in haar opdracht. Vragen over de inhoud van een projectdossier kunt u daarom eerst stellen aan de beheerder of privacycontactpersoon van uw organisatie.

Picturo B.V. is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die nodig zijn voor de beveiliging en werking van de dienst, de eigen administratie en het behandelen van support- en privacyverzoeken.

Welke gegevens verwerken wij?

• Accountgegevens zoals naam, e-mailadres, organisatie en rol.
• Projectgegevens, opdrachtgevers, categorieën, titels en andere recordmetadata.
• Tekst, transcripties, foto's, video's, audio, precieze GPS-locatie en tijdstippen die een gebruiker vastlegt.
• Bestandsgegevens, waaronder bestandsnaam, type, grootte en beschikbare foto- of videometadata.
• Technische, beveiligings- en auditgegevens, zoals appversie, inlog- en wijzigingsmomenten en verzoekinformatie.
• Supportgegevens die u zelf verstrekt wanneer u contact opneemt.

De app bewaart actieve concepten en nog niet verzonden registraties lokaal op het toestel, zodat u bij een tijdelijke storing of zonder verbinding verder kunt werken. Als u zelf een extra kopie in het fotoalbum laat opslaan, beheert u die kopie via uw toestel; Picturo kan die kopie niet op afstand verwijderen.

Doelen en grondslagen

• Accounts beveiligen en bevoegde gebruikers toegang geven tot de juiste organisatie en projecten.
• Veldregistraties vastleggen, lokaal bewaren, verzenden, controleren, corrigeren en exporteren.
• Media, locatie en tijd aan het juiste projectdossier koppelen.
• Ondersteunende titel-, categorie-, hint- en spraak-naar-tekstfuncties leveren.
• Misbruik voorkomen, fouten onderzoeken, de dienst onderhouden en support leveren.

Uw organisatie bepaalt de AVG-grondslag voor de verwerking van project- en medewerkersgegevens. Voor de eigen verwerkingen baseert Picturo B.V. zich, afhankelijk van het doel, op de uitvoering van afspraken met de klant, wettelijke verplichtingen en het gerechtvaardigde belang om de dienst veilig en betrouwbaar te leveren. Toestemming voor camera, microfoon, locatie of fotoalbum vraagt de app via de instellingen van uw toestel; u kunt deze machtigingen daar ook weer intrekken.

AI en spraak-naar-tekst

Voordat u spraak en AI gebruikt, vraagt de app afzonderlijk toestemming om de hieronder beschreven gegevens met Soniox en Mistral te delen. U kunt ook doorgaan zonder AI en registraties handmatig invoeren. Uw keuze geldt voor uw account en is te wijzigen via Instellingen, Spraak en AI. Intrekken stopt nieuwe verwerking zodra de keuze is opgeslagen; het haalt eerder verzonden gegevens niet terug.

Voor tekstondersteuning verwerkt Mistral de ingevoerde of getranscribeerde recordtekst en alleen de project-, categorie- en kwaliteitscontext die nodig is om bijvoorbeeld een titel, categorie of aanvullende vraag voor te stellen. Mistral ontvangt hiervoor geen foto's, video's, audio, exact GPS-punt of e-mailadres. De Europese API-route wordt gebruikt.

Zero Data Retention is voor de Mistral-organisatie geactiveerd. Voor de ondersteunde stateless API-aanroepen bewaart Mistral de API-invoer en -uitvoer daardoor niet na het leveren van het antwoord voor troubleshooting of analytics. Gebruik voor modeltraining en experimentele Labs-functies staat uit.

Voor live transcriptie ontvangt Soniox via Europese endpoints tijdelijk de audiostream, transcriptie en beperkte sessie-informatie. Bij de gebruikte realtime verwerking slaat Soniox audio en transcript niet op en gebruikt Soniox deze inhoud niet voor modeltraining. Account-, gebruiks-, support- en facturatiegegevens van leveranciers kunnen buiten de gekozen inhoudsregio worden verwerkt.

AI-suggesties zijn ondersteunend en kunnen door de gebruiker of beoordelaar worden aangepast of genegeerd. Picturo gebruikt AI niet voor werknemersbeoordeling, productiviteitsscores of uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen.

Dienstverleners en doorgifte

Picturo gebruikt gespecialiseerde dienstverleners voor hosting en private opslag (Laravel Cloud en bijbehorende infrastructuur), transactionele e-mail (Mailgun EU), tekstondersteuning (Mistral) en spraak-naar-tekst (Soniox). Apple en Google verwerken bij distributie van de app zelf store-, apparaat- en diagnosegegevens onder hun eigen voorwaarden. Picturo gebruikt geen advertentie-SDK, marketinganalytics of externe crashreporting-SDK.

Picturo beperkt de gedeelde gegevens tot wat de betreffende dienst nodig heeft. Voor klantinhoud worden de gekozen Europese opslag- en API-routes gebruikt. Wanneer beperkte account-, support-, beveiligings- of facturatiegegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, worden daarvoor de toepasselijke contractuele waarborgen gebruikt, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardbepalingen.

Wanneer een klant SharePoint-export of -synchronisatie activeert, worden geselecteerde records en media naar de Microsoft-omgeving van die klant gekopieerd. De klant bepaalt vervolgens de toegang en bewaartermijn in die omgeving.

Beveiliging

Picturo gebruikt versleutelde verbindingen, private opslag, organisatiegebonden toegangscontrole, beperkte beheerrechten en auditregistratie. Gegevens worden alleen toegankelijk gemaakt voor gebruikers en dienstverleners die deze voor hun taak nodig hebben. Geen enkele beveiligingsmaatregel kan ieder risico volledig uitsluiten.

Bewaartermijnen

Projectrecords en media worden bewaard volgens de afspraken met en schriftelijke instructies van de klantorganisatie. Picturo hanteert daarom geen algemene tienjaarstermijn voor alle klanten. Account-, audit-, beveiligings- en supportgegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor toegang, verantwoording, beveiliging, ondersteuning en wettelijke verplichtingen.

• Gegenereerde downloadpakketten en exports verlopen standaard na 7 dagen.
• Verwijderde media worden normaal na 30 dagen definitief uit de primaire opslag verwijderd, zodra geen gekoppelde klantkopie dit verhindert.
• Verwijderde databasegegevens kunnen nog maximaal 30 dagen in beveiligde herstelkopieën staan en verdwijnen daarna door overschrijving.
• Lokale concepten en nog niet verzonden registraties blijven op het toestel totdat ze zijn verzonden, verwijderd of bij uitloggen worden gewist.

Account en gegevens verwijderen

Accounts worden door de klantorganisatie uitgenodigd en beheerd. Vraag uw beheerder of werkgever om uw account en persoonsgegevens te laten verwijderen. U kunt ook rechtstreeks een verzoek starten via support@picturo.nl. Picturo verifieert het verzoek en stemt de uitvoering af met de verantwoordelijke klantorganisatie.

Picturo verwijdert of anonimiseert accountgegevens en gekoppelde persoonsgegevens voor zover dat mogelijk is. Projectdossiers kunnen geheel of gedeeltelijk bewaard blijven wanneer de klant daarvoor een geldige grondslag of bewaarplicht heeft. Toegang tot het account wordt dan beëindigd en Picturo bewaart niet meer identificerende gegevens dan noodzakelijk. Waar van toepassing wordt verwijdering ook bij ingeschakelde dienstverleners uitgevoerd.

Website, cookies en technische gegevens

Deze publieke website gebruikt geen trackingcookies, advertentiecookies of marketingpixels. De hosting- en beveiligingslaag kan technisch noodzakelijke verzoekinformatie verwerken, zoals IP-adres, browsertype, tijdstip en bezochte route, om de website beschikbaar en veilig te houden.

Uw rechten

U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen een verwerking en een gegeven toestemming intrekken. Bij projectgegevens kunt u het verzoek indienen bij uw organisatie of via support@picturo.nl; Picturo zorgt dan dat het verzoek bij de juiste verantwoordelijke terechtkomt. Voor de behandeling kan om informatie worden gevraagd om uw identiteit en bevoegdheid te controleren. Verzoeken worden binnen de wettelijke termijn behandeld.

Bent u niet tevreden over de behandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Picturo kan dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienst, wetgeving of gebruikte leveranciers veranderen. Op deze pagina staat altijd de actuele versie met de datum van de laatste wijziging. Bij een belangrijke wijziging informeert Picturo de betrokken klantorganisaties.